Excel: Kaip sumažinti excel failą

Categories MS ExcelPosted on

Ms-excel

Tie kas dirba su labai dideliais Excel failais, tai žino, kaip smagu yra laukti kol tas failas bus atidarytas. O ir šiaip jei failas didelis, tai jau jame visokių problemų gali kilti.

Teko daryti vieną didelį, darbuotojų darbo laiko apskaitos failą. Reikėjo apjungti tris skyrius. Kiekvienas skyrius turi savo laiko apskaitos failus su maždaug 45 000 – 50 000 eilučių kiekviename. Taigi naudodamas Power Query juos sujungiau į vieną didelį failą su beveik 150 000 eilučių (excel failo dydis gavosi apie 20 mb.). Pats failas nors ir atsidarydavo lėtai tačiau veikdavo. Bet kai pridėjau į jį reikiamų formulių jau nebeatsidarė – vis pasirodydavo klaida, kad nepakanka kompiuterio resursų. 

Dar vienas blogas dalykas dirbant su tokiais dideliais failais, kad negalima lentelėse esančių duomenų įkelti į duomenų modelį (Data model). O jei ir pavyksta tai, tas failas vėliau dažnai būna sugadinimas, kartais tokio failo neleidžia tik atnaujinti, o kartais ir iš vis negalima atidaryti.

Darydamas savo failą su šiomis problemomis ir susidūriau. Keletą kartų teko failą daryti iš naujo, nes vis dėl prieš tai minėtų priežasčių jį sugadindavau. Teko pasukti galvą kaip tą failą sumažinti. O tai, pasirodo yra labai paprasta.

Be pavadinimo

Saugant failą dažniausiai pasirenkame *.xlsx formatą. Tačiau dirbant su dideliais failais reikėtų pasirinkti „Excel Binary Workbook“ *.xlsb formatą. Šiuo formatu išsaugoti failai užima keletą kartų mažiau vietos, ir juos atidaro taip pat keletą kartų greičiau. Dirbant *.xlsx faile niekaip negalėjau visos 150 000 eilučių lentelės įkelti į duomenų modelį, o *.xlsb faile tą padariau be vargo.

4 comments

Parašykite komentarą

IP Blocking Protection is enabled by IP Address Blocker from LionScripts.com.
%d bloggers like this: