Kai darbe darbuotojai pradėjo pildyti mano paruoštas darbo laiko apskaitos bylas, tai pirmosiomis savaitėmis susidūriau su gan nemaža problema. Vis atsirasdavo vienas kitas darbuotojas, kuris sakydavo, kad jam neišsisaugojo praėjusios dienos įrašai. Niekaip negalėjau suprasti, kaip išsaugojus failą ir uždarius, kitą dieną gali jame nebūti įrašų. Bet dabar išsiaiškinau kodėl taip vyksta.
Pirmiausia pastebėjau, kad atidarant xlsm failą kartais atsiranda pranešimas „File is open by another user”, nors realiai jo niekas tuo metu nebūna atidaręs. Pabandžius iš karto failą uždaryti ir atidaryti vėl, tokio klaidos pranešimo jau nebūna. Taip pat palikus xlsm failą atidarytą ilgesniam laikui, jis tampa „Read only”. Tą išsiaiškinęs visiems išaiškinau, kad pamatę pranešimą „File is open by another user”, tokiu failu nesinaudotų, bet uždarytų ir atidarytų iš naujo, o palikdami kompiuterį ilgesniam laikui nenaudojamą, darbo laiko apskaitos bylą išsaugotų ir uždarytų.
Tačiau laiškai apie pradingusius vakarykščius įrašus vis nesiliovė – bent po porą į savaitę gaudavau. Kilo mintis, kad gal makro komanda ActiveWorkbook.Save nesuveikia, kuri buvo įdėta Start/Stop mygtukuose. Todėl ruošdamas mygtukų atnaujinimą dviems skyriams šią komandą išėmiau.
Bet kitą dieną vėl laiškai iš darbuotojų: „Reikėjo perkrauti kompiuterį, išjungiau excelį, o kai įjungiau niekas neišsisaugojo”. Sakau:
- O uždarydami Save paspaudėt?
- Nežinau, tikriausiai…
-
Tai ar tikriausiai ar paspaudėt?
-
Manau, kad paspaudžiau..
Parašė dar ir viena vadovė, kuri man aiškino, kad lentelė, kuri kiekvieną kartą atsiranda uždarant dokumentą, jai neatsiranda.
Žinoma, visada reikia sakyti, kad tokios lentelės neatsiranda, kai neturi kito normalaus paaiškinimo. Tada dar prisiminiau, kad esu gavęs darbuotojos laišką, kuriai vis iššokdavo klaidos pranešimas ir ji nežinojo ką daryti:
Tada man ir pasidarė aišku, kad darbuotojai tiesiog neskaito klaidos pranešimų, nežiūri ką spaudžia atsiradusiose lentelėse, ir uždarydami failą po ilgesnio jo nenaudojimo pamačius pranešimą, kad failas bus neišsaugotas, nes yra „read only”, jie tiesiog paspaudžia „don’t save”, nes kitu atveju neužsidaro failas.
Ir šią mano versiją tik patvirtino atvejis, šį savaitgalį, kai pamėginau patikrinti darbo laiko apskaitos bylas, ir radau ne vieną jų atidarytą. Pirmadienį atėję į darbą jie tikrai pasiges penktadienio duomenų…
O labai geras pavyzdys, kodėl Excel netinkamas kai keli vartotojai, kai multi user, ir kam reikalingos duomenų bazės. Bent jau MS Access, nors nelabai kokia DB, bet bent jau pritaikyta darbui su keliais varotojais. Nors jei ten jų šimtai, tai tas irgi užsilenks. Tada reik MS SQL Server. Na, aišku, kad nebūtinai MS, aš tik analogiją suvedu. Galima ir kokį nemokamą, pvz.: My SQL (šito aš nemėgstu, bet pasaulis mėgsta) ar ką nors panašaus. Dar nemokamų yra geresnių, pvz. PostgreSQL, Firebird ar dar kokių. Šios abi tai tikros DBVS, todėl jei ką, rekomenduočiau jas. PostgreSQL berods ir univere dėsto, o su Firebird man pačiam teko susidurti pora kartų, tai labai gerą įspūdį paliko.
Na, mūsų įmonė iki to dar nepribrendo:) bet kitą vertus, tai ir su exceliu visai neblogai tvarkomės, tik reikia išmokti kovoti su tokiais atvejais. Bet būtų įdomu išbandyti tokias duomenų bazes… o kaip darbuotojai jas pildo? reikia tam sukurti kokią nors vartotojo aplinką? web’inę?
Taip reikia sukurti kažkokią tai aplinką. Galima ir web’inę, bet nebūtinai.
Reikės apie tai pasidomėti 🙂